Platí zásada: „Čím lacnejšie zariadenie, tým drahšia prevádzka“.
Aby ste sa správne rozhodli, radi vám osvetlíme túto problematiku na konkrétnom prípade.

V tomto konkrétnom reálnom prípade EKONOMIKA hovorí nasledovné:

• Ak tlačíte a kopírujete priemerne 130 strán/mesiac, t.j. 6 strán denne, tak je v zásade nepodstatné, aké drahé zariadenie z uvedených si kúpite, pretože celkové náklady sú rovnaké.
• Ak však tlačíte a kopírujete priemerne viac ako 6 strán denne, napr. 47 strán denne, tak to jedno už vôbec nie je.

Prevádzkové náklady sú o 2687 € vyššie.

Podrobnejšie sme pre vás túto problematiku rozpracovali v nasledovnom texte.

Vývoj celkových nákladov na tlač za obdobie 8 rokov pri rôznom type zariadenia z pohľadu obstarávacej ceny a s tým súvisiacimi prevádzkovými nákladmi.

Užívatelia majú isté nesprávne návyky pri nákupe tlačiarne alebo multifunkčného zariadenia. Radi kupujú lacné zariadenia a radi kupujú lacné tonery. Áno, môže to byť správne, ale naozaj len do istého veľmi nízkeho objemu tlače. Zdanlivá úspora sa môže preklopiť do značných nákladov, pretože platí už spomenutá zásada: „Čím lacnejšie zariadenie, tým drahšia prevádzka“

Nižšie uvedený graf vývoja TCO vychádza z reálnych cien pre reálne konkrétne typy tlačiarní a tonerov s max. kapacitou, ktoré je možné použiť v danom type tlačiarne/MFP. Pre tento účel sme vytypovali 3 typy tlačiarne od jednej značky a pokúsime sa užívateľsky zrozumiteľným spôsobom osvetliť túto problematiku:

Zvislá os zobrazuje celkové náklady (TCO) na tlač za 8 rokov prevádzky, čo je bežná životnosť tlačiarní a MFP. Celkovými nákladmi tu uvažujeme obstarávaciu cenu tlačiarne a náklady na tonery. Výpočet sme zjednodušili tým, že sme nebrali do úvahy opravy a údržbu, ktoré sú samozrejme taktiež náklady, ale pri uvedenej kategórií zariadení by každé zariadenie malo veľmi podobné servisné náklady, takže porovnanie ako také by to ovplyvnilo len veľmi minimálne

Vodorovná os zobrazuje priemerný objem tlače za mesiac (ďalej len „mesačný objem tlače“).

Z grafu môžeme vyčítať a na prvý pohľad je zrejmé, že rozdiel TCO v nákladov pri nízkom mesačnom objeme tlače napríklad 50 strán za mesiac je z dlhodobého hľadiska 8 rokov minimálny.

• Pri mesačnom objeme tlače približne 130 strán / mesiac (pozor, hovoríme iba o 6 stranách / deň), majú všetky tlačiarne rovnaké TCO náklady za 8 rokov.
• To dôležité, čo môžeme z grafu vyčítať je skutočnosť, že TCO náklady s použitím Tlačiarne C (nákup 570 €), ktorá je v nákupe drahšia o 460 € oproti Tlačiarni A (nákup 110 €), je po 8. rokov a pri mesačnom objeme tlače 1000 strán / mesiac, lacnejšia 2,6 násobne, presnejšie o 2687 €. A pozor, hovoríme iba o 47 stranách / deň.

Rovnaká kalkulácia platí pre multifunkčné tlačové a kopírovacie zariadenia (MFP)

Záver

Jednoznačne je zrejmé, že výber tlačiarne/MFP na dané tlačové miesto si vyžaduje pozornosť výberu tak, aby sa odborne navrhlo optimálne ekonomické riešenie a obzvlášť v prípade, ak firma má väčší objem tlače a potrebuje viacero zariadení. Nie je správny postup obmedziť výber zariadenia iba podľa obstarávacej ceny a naviac formou eshop nákupu, kde nie je žiadne odborné poradenstvo a údaje potrebné k ekonomicky optimálnemu riešeniu. 

Dobrá rada

Problematiku ekonomicky optimálnej tlače nie je možné obísť prenájmom zariadenia a platbou za stranu. To je iba komfortnejšia forma obstarania a prevádzky. Platba za stranu napríklad vôbec nezohľadňuje skutočné pokrytie strany (skutočnú spotrebu tonera). Cena za stranu je kalkulovaná z kapacity tonera pri 5 % pokrytí a je pevná. Bežne sa však tlačí s pokrytím napríklad 4% a nižším. To zdanlivo malé číslo 1% rozdielu však predstavuje 20% z celkovej ceny, ktorú zaplatíte, ale nevytlačíte.

To samozrejme neznamená, že forma prenájmu zariadení a platby za stranu nemá opodstatnenie. Snažíme sa tu predovšetkým spomenúť kľúčové aspekty výberu formy tlačových služieb a výberu zariadení.

Uvedené informácie naznačujú, že je to téma, ktorá si vyžaduje pozornosť a odborné poradenstvo, ktoré vám radi poskytneme.